Google Workspace APP-gebruikersgids

Google Workspace APP

Uitvoerende Opsomming

Hierdie gids bied vyf belangrike Google-aanbevelings vir die migreer na Google Workspace. Dit skets bewese gereedskap, hulpbronne en ondersteuning, benewens stories van kliënte wat suksesvol gemigreer het. Vir hoofinligtingsbeamptes (CIO's) wat 'n moderne produktiwiteit- en samewerkingsoplossing soek, bied Google Workspace 'n dwingende alternatief vir verouderde nutsgoed vir ondernemings. Vertrou deur 10 miljoen kliënte en 3 miljard gebruikers wêreldwyd, bied Google Workspace organisasies 'n bekende, moderne en intuïtiewe omgewing vir kommunikasie, file bestuur, dokument-sameskepping, en meer.

Hoekom Google
Werkspasie? 'n Kort opsomming

Google Workspace kan organisasies van alle groottes en oor feitlik elke bedryf heen help om sekuriteit, produktiwiteit en samewerking te verbeter. Met KI-aangedrewe sekuriteitskenmerke en wolk-inheemse en geen vertroue-argitektuur, maak besighede staat op Workspace om hul mees sensitiewe data te beskerm. Kunsmatige intelligensie (KI) wat in die produktiwiteitsuite ingebed is, kan organisasies help om tyd te bespaar en werkkwaliteit te verbeter.

Deur Google Workspace met Gemini te gebruik, is besighede van alle groottes besig om KI op skaal veilig te ontplooi. Volgens ons onlangse studie van ondernemingskliënte wat Gemini gebruik, bespaar gebruikers gemiddeld 105 minute per week, en 75% van daaglikse gebruikers sê dit verbeter die kwaliteit van hul werk. Organisasies migreer na Workspace om die geleentheid vir IT en kulturele modernisering aan te gryp, om werkvloeie te stroomlyn vir vinniger besluitneming, en om knelpunte te help uitskakel deur naatlose samewerking.

Hoofstuk 1

Vyf sleutelaanbevelings vir 'n gladde migrasie na Google Workspace
Migrasie na enige tegnologie is 'n veelsydige proses, maar dit hoef nie skrikwekkend te wees nie. Organisasies van regoor die wêreld kies om elke jaar na Workspace te migreer. 'n Suksesvolle migrasie vereis 'n strategiese benadering wat die begrip van die tegnologie-omgewing en brondata prioritiseer, potensiële risiko's verminder en erken dat veranderingsbestuur vir werknemers 'n deurslaggewende komponent tot sukses is.

Elke migrasiereis sal uniek wees, en die tydlyn sal wissel na gelang van die organisasie se datavolume en kompleksiteit. Wanneer 'n migrasie beplan word, is dit van kritieke belang om te begin met noukeurige oorweging van die organisasie se huidige omgewing en spesifieke behoeftes en omstandighede. Kliënte baat dikwels daarby om die proses 1–2 jaar voor die einde van hul lisensie-ooreenkoms met 'n erfenisverskaffer te begin.

Hier is vyf stappe wat jy kan volg om hierdie proses saam met jou Google-rekeningspan en geselekteerde implementeringsvennoot te begin.

Oudit en verstaan ​​die brondata
Evalueer datatipe, grootte en kompleksiteit akkuraat om uitdagings te antisipeer en die migrasiebenadering te optimaliseer. Identifiseer jou dataverspreiding om te ontdek hoe die data oor die bronstelsel versprei is. Hou in gedagte dat organisatoriese datavereistes volgens departement kan verskil, en hierdie behoeftes moet jou migrasietydlyn en -strategie inlig. Neem proaktief aandag aan enige nie-ondersteunde datatipes of harde beperkings binne Google Workspace om ontwrigtings te voorkom.

Gebruik bronskanderings
Voer 'n omvattende data-analise uit deur skanderingsfunksionaliteit, soos Google Workspace Migrate, te gebruik om diepgaande insigte in die brondata te verkry. Optimaliseer die migrasieproses deur werkladings effektief oor migrasie-infrastruktuur te versprei en groot datastelle te prioritiseer. Jy kan die Google Workspace-migrasieprodukmatriks gebruik om nutsgoed proaktief na te vors wat gebruik kan word om spesifieke tipes data te migreer.

Beplan jou migrasiebenadering en sluit veranderingsbestuur van die begin af in:
Wanneer 'n ondernemingsmigrasie beplan word, is dit van kritieke belang om jou IT-span, Google-rekeningspan en implementeringsvennoot in lyn te bring met beoogde uitkomste met gedefinieerde doelwitte en doelwitte. Sommige organisasies kan kies om Google Workspace aan te neem in naasbestaan ​​met spesifieke verouderde nutsgoed en puntoplossings.

Ander kan kies om volledig na Google Workspace te migreer. Google ondersteun beide modelle van migrasie; 'n Volledige migrasie help egter organisasies om die voordele en opbrengs op belegging van Workspace te maksimeer.
Alhoewel daar baie maniere is waarop 'n besigheid sy migrasiestrategie kan bou om besigheidsdoelwitte te bereik, beveel Google 'n driefase-benadering aan met kern-IT, vroeë aannemers en wêreldwye aanvang.

Google se voorgestelde gefaseerde migrasiebenadering
Die drie fases van kernontplooiingsaktiwiteite kan tipies 3–9 maande duur.

• Fase 1: Beplanning en kern-IT Ontplooi slegs na kern-IT-span.
  Hierdie fase begin in samewerking met 'n vennoot om ontplooiingsplanne in lyn te bring met Google se beste praktyke en om 'n suksespad vir die algehele projek te skep. Hierdie fase bevestig en toets tegniese ontwerp, identifiseer integrasiepunte en stel die span in staat om vertroud te raak met gereedskap en tegnologie.
• Fase 2: Vroeë aannemers ontplooi na 5–10% van die totale gebruikers. Hierdie fase bekragtig die migrasie, toets die veranderingsbestuursplan en versamel terugvoer oor opleiding en kommunikasie sodat die plan aangepas kan word soos nodig om die beste in gebruikers se behoeftes te voorsien.
• Fase 3: Global Go-Live Deploy aan alle gebruikers. Hierdie fase bring die res
  van die organisasie aan boord, voer uitgebreide opleiding en kommunikasie uit, en gaan oor na langtermynaanneming en transformasie. soos uiteengesit in die ontplooiingsgids vir groot organisasies. Hierdie proses neem tipies 3–9 maande, en dit kan aangepas word by jou organisasie se spesifieke vereistes en behoeftes.
• 'n Goed uitgevoerde veranderingsbestuurstrategie is noodsaaklik vir 'n gladde en suksesvolle werkruimtemigrasie. Deur op kommunikasie, opleiding en ondersteuning te fokus, kan jy ontwrigting minimaliseer, werknemers bemagtig en die gewenste besigheidsuitkomste bereik. Jy kan hierdie gids gebruik as 'n sjabloon vir jou veranderingsbestuurstrategie.

Prioritiseer datamigrasie
Met noukeurige beplanning en oorweging, bepaal jou organisasie se kritieke data vir aanskakeling en wat nie-noodsaaklike data is vir regstreeks. Dit is nie nodig om alle data teen jou inwerkingstellingsdatum te migreer nie. Fokus eers daarop om noodsaaklike data te migreer om 'n suksesvolle lewendige ervaring te verseker. Oorweeg dit om nie-kritieke data te migreer nadat dit regstreeks verskyn het om die aanvanklike migrasieproses te stroomlyn.

Verminder risiko's proaktief
Om uitdagings voor 'n migrasie te verwag, sal help om jou span op koers te hou. Oop kommunikasie, proaktiewe beplanning en 'n fokus op data-integriteit sal die weg baan vir 'n naatlose migrasie-ervaring.

Hoofstuk 2

Kliënte suksesverhale
Equifax dryf kulturele transformasie na die migreer van meer as 20,000 XNUMX werknemers na Workspace.
As een van drie kredietverslagdoeningsagentskappe in die VSA, help Equifax elke jaar miljoene verbruikers en besighede om hul finansiële doelwitte te bereik. Equifax het kulturele transformasie deur sy besigheid aangedryf deur Google Workspace aan te neem. Dit het die data van ongeveer 21,000 20 gebruikers gemigreer voordat Workspace vir werknemers in 100,000 lande ontplooi is. Deur tegnologie as 'n hefboom te gebruik, het Equifax sy arbeidsmag gehelp om 'n kultuur van samewerking en gemeenskap te bevorder, wat elke dag byna XNUMX XNUMX Google Chat-boodskappe tot gevolg gehad het. Die eenvoud en sekuriteit van Workspace en die vermoë om van enige plek aan dokumente te werk, het Equifax gehelp om kommunikasie en samewerking te stroomlyn.

Brasiliaanse regeringsinstelling migreer 3.5 miljoen+ files na Workspace oor 2 maande
In Brasilië is die Ministério Público do Estado do Amapá (MP-AP) die staatsaanklaer se kantoor vir die staat Amapá. Dit is 'n instelling wat deur Brasilië se Federale Grondwet beheer word en daartoe verbind is om die wet, demokrasie en die belange van individue en die samelewing as geheel te verdedig. In 2 maande het dit 4TB se data migreer wat oor meer as 3.5 miljoen institusionele strek files. MP-AP het nou 99.9% dienstyd en 'n 90% aanvaardingskoers van Google Workspace onder werknemers. Dit het meer buigsaamheid vir afgeleë werkers gekry, makliker dokumentdeel tussen spanne en eksterne entiteite, en groter bestuur oor data wat deur die agentskap gestoor word.

LifeCell voer 'n volwaardige migrasie vir 1,200 3+ werknemers in minder as XNUMX maande uit om doeltreffendheid te verbeter
LifeCell, wat in 2004 gestig is, is Indië se grootste stamsel- en weefselbergingsbank. Dit is 'n hoofverskaffer van genetiese siftingstoetse en is 'n toonaangewende speler in sel- en weefselgebaseerde terapeutika. LifeCell het 'n volwaardige Google Workspace-migrasie in minder as 3 maande vir 1,200 XNUMX+ werknemers uitgevoer, wat samewerkende vermoëns met fyn privaatheidinstellings verander het. Google Workspace het ook die organisasie gehelp om werkvloeidoeltreffendheid van topbestuur tot voorlynpersoneel te verbeter deur strooiposaanvalle tot nul te verminder.

Binne 4 maande het Human 13,000 13,000 gebruikers na Workspace oorgeplaas, IT-koste gesny en security.ty verskerp. Die maklik-om-te gebruik samewerkingnutsgoed in Google Workspace het moraal en doeltreffendheid verbeter onder 50 22 veld- en kantoorspanlede by Humana, 'n leier in sorgverskaffingsdienste in Finland, Noorweë en Swede. Die IT-span is nou vol vertroue dat beproefde Workspace-sekuriteitskenmerke sensitiewe klantdata veilig hou, en Humana verwag dat die migrasie na Workspace tegniese ondersteuningsversoeke met minstens 55% sal verminder. Humana het 5.5 TB se data gemigreer, insluitend 4.5 miljoen e-posse, XNUMX miljoen dokumente en XNUMX miljoen kalenderitems.

Ek is 100% vol vertroue dat die Humana-span gelukkiger en meer produktief is met Google Workspace as wat hulle met ons vorige platform was, en saam met Chrom OS sal dit ons data veiliger maak as ooit tevore.”
Adam Nerell CIO, Humana

Colgate-Palmolive migreer 28,000 6 gebruikers na Workspace in XNUMX maande
“Google Workspace het uitgestaan ​​omdat dit werklik 'n geïntegreerde gereedskapstel is, met enkelaanmelding en een gids. Google Workspace is vir die wolk gebou, met geen nalatenskap op die perseel nie. Ons het gevoel dat Google sou voortgaan om die grootste innoveerder in wolksamewerking te wees en 'n vennoot waarmee ons kan groei,” sê Mitch Cohen, direkteur van samewerking by die wêreldwye verbruikersproduktemaatskappy Colgate-Palmolive. Binne net drie maande het meer as 94% van gebruikers Google Drive aktief gebruik en meer as 57,000 XNUMX uur se Google Vergader-sessies is in net een maand gehou. Nou het almal van die C-suite tot die poskamer by Colgate 'n Google Workspace-rekening en gebruik dit daagliks.

Hoofstuk 3

Migrasienutsgoed en hulpbronne vanaf Google
Tydens 'n migrasie kan organisasies toegang tot 'n verskeidenheid eerste- en derdeparty-nutsgoed, prosesse en ondersteuning van Google kry om die proses van beplanning tot uitvoering te vergemaklik.

Jou Workspace-rekeningverteenwoordiger
As jou eerste stop, kontak jou Google Workspace-rekeningverteenwoordiger, wat nou saamwerk met ons vennoot-ekosisteem en bied 'n verskeidenheid van end-tot-end-dienste terwyl jy die oorgang maak. Hierdie dienste sluit in konsultasie, advies, tegniese rekeningbestuur, veranderingsbestuur, aktivering en opleiding, transformasielaboratoriums, en meer. Jou rekeningverteenwoordiger sal saam met jou werk om die regte vennoot vir jou migrasiebehoeftes te betrek.

Vennote

Ons uitgebreide netwerk van bestuurde dienste en implementeringsvennote help kliënte om 'n oplossing te kies wat reg is vir hulle en lei die algehele migrasie en ontplooiing. Ons vennote vergesel baie organisasies in hul werkruimtereis, wat dekades se ondervinding meebring om groot kliënte met tot 200,000 XNUMX werknemers te ondersteun.

Google Workspace het strategiese vennootskappe met vennote in alle streke. Tegnologievennote (ISV's) help met die data-migrasieproses en verbind ook met die onderneming se herverkopervennoot. In samewerking met jou rekeningbestuurder, sal jou geselekteerde vennoot saam met jou werk om 'n gedetailleerde plan vir elk van die fases wat deur Google aanbeveel word, te skep. Hierdie fases kan ontdekking, strategiesessies, aktivering, opleiding en demonstrasies van beplanning tot ontplooiing en verder insluit. Die volledige lys vennote kan hier gevind word.

Professionele dienste

Boonop kan jou rekeningverteenwoordigerspan Google Professionele Dienste betrek om jou diensvennoot aan te vul en die ontplooiingsreis te beveilig met 'n bykomende laag tegniese, veranderingsbestuur en bestuursteun. Hierdie ondersteuning kan toegang tot kundige adviseurs, beste praktyke, 'n skakeling met die Google-produk- en ingenieurspan insluit om die sukses van sleutelimplementeringsmylpale en meer te verseker. Die volledige lys dienste wat deur Google Professionele Dienste aangebied word, kan hier gevind word.

Ons spanne het 'n spesifieke metodologie en gereedskap ontwikkel om kliënte deur die migrasiereis van die beplanningsfase tot 'n suksesvolle bekendstelling te lei. ByvoorbeeldampMet Google Workspace Migrate kan jy grootskaalse migrasies na verskeie Google Workspace-kerndienste vanaf 'n enkele plek bestuur. Ons verskaf gedetailleerde dokumentasie en ontplooiingsgidse om jou te help om die beste opsie te kies om jou e-pos, kalender, kontakte, dopgehou, files, en toestemmings in Google Workspace. Ons het hulpbronne saamgestel om jou elke stap van die pad te help, insluitend:

• Ondernemings-ontplooiingshulpbronne en ons ontplooiingsgids vir groot organisasies. Organisasies kan hierdie veranderingsbestuurhulpbronne en tegniese gidse gebruik om Google Workspace aan groot organisasies bekend te stel. Volg ons 90-dae-ontplooiingsplan om Google Workspace aan jou gebruikers bekend te stel, dienste en datamigrasie te toets, en jou hele organisasie suksesvol oor te skakel.
• Tegniese ontplooiingsgidse en migrasiegidse vir in-diepte leiding. Hierdie hulpbronne verskaf gedetailleerde, omvattende inligting oor meer fyn onderwerpe, soos datamigrasie van Microsoft Outlook na Google Workspace en meer.

Google Workspace bemagtig ondernemingsorganisasies met moderne samewerkingnutsgoed en 'n veilige wolkomgewing. Met 'n gestruktureerde benadering, bewese gereedskap en kundige ondersteuning, is migrasie 'n hanteerbare proses. Laat Google Workspace help om die volle potensiaal van jou arbeidsmag te ontsluit.